Eine der häufigsten Fragen, die wir hören:
"Kann die KI wirklich Termine buchen? Direkt in meinen Kalender?"
Die Antwort: Ja, absolut. Und in diesem Artikel zeige ich Ihnen genau, wie das funktioniert.
Das Problem: Telefonische Terminvereinbarung frisst Zeit
Kennen Sie das?
- Kunde ruft an: "Ich hätte gerne einen Termin."
- Sie suchen im Kalender nach freien Slots
- "Wie wäre Mittwoch um 14 Uhr?" – "Nee, da kann ich nicht."
- "Donnerstag 10 Uhr?" – "Geht auch nicht."
- Nach 5 Minuten hin und her: Termin gefunden
Ergebnis: 5 Minuten für einen einzigen Termin. Bei 10 Terminanfragen am Tag: Fast eine Stunde nur für Kalenderjonglage.
Die Lösung: KI bucht Termine automatisch
Mit vorzimmer.ai läuft das anders:
- Kunde ruft an: "Ich hätte gerne einen Termin."
- KI: "Sehr gerne! Wann passt es Ihnen am besten?"
- Kunde: "Nächste Woche, nachmittags wäre gut."
- KI prüft Ihren Kalender: "Ich habe Dienstag um 15 Uhr oder Donnerstag um 14:30 Uhr frei. Was ist Ihnen lieber?"
- Kunde: "Donnerstag passt."
- KI: "Perfekt, ich trage den Termin ein. Sie bekommen gleich eine Bestätigung per E-Mail."
Dauer: 60 Sekunden. Ohne Ihr Zutun.
So funktioniert die Kalender-Integration
Schritt 1: Kalender verbinden
Sie verbinden Ihren Kalender mit vorzimmer.ai:
- Google Calendar – Mit einem Klick
- Microsoft Outlook – Mit einem Klick
Die Verbindung ist sicher (OAuth) und Sie können sie jederzeit trennen.
Schritt 2: Verfügbarkeiten definieren
Sie legen fest, wann Termine möglich sind:
- Nur Montag bis Freitag, 9-17 Uhr?
- Keine Termine zwischen 12 und 13 Uhr (Mittagspause)?
- Freitagnachmittag frei?
Die KI hält sich strikt an Ihre Vorgaben.
Schritt 3: Terminarten festlegen
Sie können verschiedene Terminarten definieren.
Die KI schlägt passende Slots vor und berücksichtigt Pufferzeiten.
Schritt 4: Bestätigung versenden
Nach der Buchung passiert automatisch:
- Termin wird in Ihren Kalender eingetragen
- Kunde erhält Bestätigungs-SMS
- Sie sehen den neuen Termin sofort
Live-Beispiel: So klingt ein Buchungsgespräch
KI: "Guten Tag, Sie sprechen mit dem digitalen Assistenten von [Ihr Unternehmen]. Wie kann ich Ihnen helfen?"
Anrufer: "Hallo, ich würde gerne einen Beratungstermin vereinbaren."
KI: "Sehr gerne! Darf ich fragen, um welches Thema es geht?"
Anrufer: "Es geht um eine Erstberatung für ein neues Projekt."
KI: "Alles klar, eine Erstberatung. Diese dauert etwa eine Stunde. Wann würde es Ihnen passen – eher diese oder nächste Woche?"
Anrufer: "Nächste Woche wäre besser."
KI: "Gut. Ich sehe, dass am Dienstag um 10 Uhr oder am Mittwoch um 14 Uhr noch Termine frei sind. Was passt Ihnen besser?"
Anrufer: "Mittwoch 14 Uhr klingt gut."
KI: "Perfekt! Darf ich noch Ihren Namen und Ihre Telefonnummer für die Bestätigung notieren?"
Gesamtdauer: Ca. 90 Sekunden.
Was die KI bei Terminen kann
✅ Freie Slots prüfen – In Echtzeit aus Ihrem Kalender
✅ Passenden Termin vorschlagen – Basierend auf Kundenwunsch
✅ Termin eintragen – Direkt in Ihren Kalender
✅ Bestätigung senden – Per E-Mail an den Kunden
✅ Termine verschieben – Wenn der Kunde anruft und umbuchen will
✅ Termine absagen – Mit automatischer Kalender-Aktualisierung
✅ Konflikte vermeiden – Keine Doppelbuchungen
Häufige Fragen zur Terminbuchung
"Was, wenn mein Kalender privat ist?"
Die KI sieht nur, OB ein Zeitfenster frei oder belegt ist – nicht, WAS der Termin ist. Ihre privaten Einträge bleiben privat.
"Was, wenn der Kunde mehrere Termine will?"
Kein Problem. Die KI kann mehrere Termine in einem Gespräch buchen und prüft jeden einzeln auf Verfügbarkeit.
"Kann die KI auch Termine für mehrere Personen buchen?"
Ja! Sie können mehrere Kalender verbinden. Die KI prüft die Verfügbarkeit aller relevanten Personen.
Jetzt selbst testen
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Erleben Sie selbst, wie flüssig die Terminbuchung per KI funktioniert.
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