Allgemeine Geschäftsbedingungen

Anbieter

1. Geltungsbereich und Zielgruppe

Diese Bedingungen gelten für die Nutzung von vorzimmer.ai. vorzimmer.ai ist ein digitaler Telefonassistent, der Anrufe annimmt und Informationen erfasst. Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmen. Verbraucher sind nicht Vertragspartner.

2. Leistungen von vorzimmer.ai

Je nach gebuchtem Umfang können unter anderem folgende Leistungen bereitgestellt werden:

• Anrufannahme und Gesprächsführung nach den Einstellungen des Kunden.
• Erfassung von Kontaktdaten und Anliegen sowie eine kurze Gesprächszusammenfassung.
• Terminwünsche entgegennehmen und, wenn eingerichtet, Termine im Kalender planen.
• Weiterleitung von Anrufen, wenn dies vom Kunden aktiviert wurde.
• Erkennung und Filterung von typischen Werbeanrufen und wiederkehrendem Spam.
• Ausgehende Anrufe und Versand von E-Mails, wenn dies vom Kunden aktiviert wurde.
• Nutzung von Vorlagen für typische Einsatzfälle sowie geführtes Online-Onboarding.

Welche Funktionen im konkreten Vertrag enthalten sind, ergibt sich aus dem Angebot, dem gebuchten Paket und den Einstellungen im Dashboard.

3. Einrichtung, Onboarding und Anpassungen

Der Einstieg erfolgt über ein geführtes Online-Onboarding. Je nach Paket und gewünschter Komplexität können zusätzliche Anpassungen vereinbart werden. Individuelle, mehrstufige Abläufe können in einem Videoanruf gemeinsam erstellt werden, wenn dies im Vertrag vorgesehen ist.

Wichtig: Der Kunde bleibt dafür verantwortlich, dass die hinterlegten Regeln, Texte und Zusagen fachlich richtig sind und zu seinem Betrieb passen.

4. Rufnummern, Telefonie und Weiterleitungen

Für die Bereitstellung von Rufnummern und die technische Zustellung nutzen wir Drittanbieter. Unsere Rufnummern werden über Twilio bereitgestellt. Die Telefonie kann über Weiterleitung und/oder technische Anbindungen erfolgen. Es kann vorkommen, dass Rufnummern aus regulatorischen oder technischen Gründen geändert werden müssen.

Der Kunde stellt sicher, dass er die erforderlichen Rechte zur Nutzung der eingebundenen Rufnummern, Weiterleitungen, Ansagen und Kalenderdaten besitzt.

5. Vertragsschluss, Testphase und Laufzeit

Der Vertrag kommt zustande, sobald der Kunde das Angebot im Bestellprozess bestätigt und die Zahlung erfolgreich eingerichtet ist.

Eine Testphase kann angeboten werden. Umfang und Dauer der Testphase richten sich nach dem jeweils abgeschlossenen Angebot. Nach Ende der Testphase gelten die vereinbarten Konditionen, sofern nicht vorher gekündigt wurde.

Die Kündigungsfrist gilt zum Monatsende des laufenden Monats. Sofern nichts anderes vereinbart ist, läuft der Vertrag monatlich.

6. Preise, Minuten und Abrechnung

Es gilt der Preis und Funktionsumfang, der beim Vertragsschluss festgelegt wurde. Die Abrechnung erfolgt monatlich über Stripe.

Wenn das gebuchte Minutenvolumen überschritten wird, werden zusätzliche Minuten nach dem im Vertrag festgelegten Preis pro Minute abgerechnet. Die Abrechnung kann auf Basis der tatsächlich angefallenen Minuten erfolgen.

7. Support und Service-Level

Support erfolgt über E-Mail an support@vorzimmer.ai und über den Chat im Dashboard. Service-Level und Erreichbarkeit richten sich nach dem gebuchten Paket und dem Angebot.

Wichtig: Bei Störungen in externen Netzen oder bei Drittanbietern (z. B. Telefonnetz, E-Mail-Zustellung) kann es trotz Support zu Verzögerungen kommen.

8. Pflichten des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich insbesondere zu Folgendem:

• Bereitstellung korrekter Kontakt- und Rechnungsdaten.
• Sorgfältige Konfiguration der Assistenten im Dashboard oder nach gemeinsamer Einrichtung.
• Keine Nutzung für rechtswidrige Inhalte oder missbräuchliche Zwecke.
• Einhaltung aller Regeln zur Einwilligung, wenn Anrufe aufgezeichnet oder Inhalte versendet werden.
• Sichere Verwaltung von Zugangsdaten und Zugriffsrechten.

9. Verbotene und eingeschränkte Nutzungen

vorzimmer.ai darf nicht genutzt werden für verbotene Inhalte oder für Beratungen, bei denen besondere Verantwortung und Aufklärungspflichten bestehen.

• Keine rechtliche Beratung durch die KI.
• Keine medizinischen Diagnosen oder medizinische Beratung durch die KI.
• Keine politischen Inhalte oder gezielte politische Beeinflussung.
• Keine unzulässige Werbung, keine belästigenden Anrufe, kein Versand unerwünschter Nachrichten.
• Keine Nutzung zur Umgehung von Einwilligungen oder gesetzlichen Anforderungen.

Wenn der Kunde Funktionen wie ausgehende Anrufe aktiviert, trägt er die Verantwortung dafür, dass diese Nutzung zulässig ist. Bei Missbrauch behalten wir uns Sperrung und Kündigung vor.

10. KI-Ausgaben, Zusagen und Verantwortung

Die KI arbeitet auf Basis von Vorgaben, Kontext und technischen Einstellungen. Die Inhalte können Fehler enthalten. Der Kunde ist dafür verantwortlich, welche Informationen der Assistent geben darf und welche nicht.

Wenn der Kunde die KI so konfiguriert, dass verbindliche Zusagen möglich sind, liegt die Verantwortung für diese Zusagen beim Kunden.

11. Aufzeichnungen und Datenschutz

Je nach Einrichtung können Gespräche aufgezeichnet oder protokolliert werden. Der Kunde ist dafür verantwortlich, seine Anrufer rechtzeitig zu informieren, sofern dies erforderlich ist.

Wir verarbeiten Daten, um die vertraglichen Leistungen zu erbringen. Wenn eine Auftragsverarbeitung vorliegt, kann eine separate Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung abgeschlossen werden.

Wir hosten innerhalb der Europäischen Union. Wir setzen technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Daten zu schützen, unter anderem Verschlüsselung bei Speicherung und Übertragung. Daten können in anonymisierter oder pseudonymisierter Form zur Qualitätsverbesserung genutzt werden.

12. Unterauftragsverarbeiter und Dienstleister

Für Betrieb und Bereitstellung der Plattform nutzen wir Dienstleister, insbesondere für Zahlung, Datenhaltung, E-Mail und Telefonie. Je nach Vertrag und Region können folgende Dienstleister eingesetzt werden:

• ElevenLabs (EU-Residency) für Sprachverarbeitung.
• Stripe für Abrechnung und Zahlungen.
• Supabase (Serverstandort Frankfurt am Main) für Datenbank und Plattformfunktionen.
• Resend (Dublin) für E-Mail-Versand.
• Twilio für Rufnummern und Telefonie-Zustellung.
• Microsoft für Infrastruktur- und Produktivitätsdienste, sofern erforderlich.
• OpenAI (ChatGPT) für KI-Funktionen, sofern vom Kunden aktiviert.

Wir wählen Dienstleister sorgfältig aus. Änderungen der Dienstleister sind möglich, wenn dies für den Betrieb erforderlich ist.

13. Verfügbarkeit

Wir bemühen uns um eine hohe Verfügbarkeit. Kurzzeitige Unterbrechungen können durch Wartung, Störungen in Netzen, oder durch Drittanbieter entstehen. Ein konkreter Verfügbarkeitswert gilt nur, wenn er vertraglich vereinbart wurde.

14. Haftung

Wir haften unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit. Bei einfacher Fahrlässigkeit haften wir nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und nur für den typischen, vorhersehbaren Schaden.

Für Inhalte, die durch die KI erzeugt werden, gilt: Der Kunde bleibt verantwortlich für deren Nutzung und Prüfung. Für Ausfälle oder Fehler bei Drittanbietern (z. B. Telefonnetz, E-Mail, Zahlungsanbieter) haften wir nur im Rahmen unserer eigenen Verantwortlichkeit.

15. Vertraulichkeit

Beide Parteien behandeln vertrauliche Informationen als vertraulich. Dies gilt insbesondere für Zugangsdaten, interne Abläufe, Kundenlisten und Preisabsprachen.

16. Vertragsänderungen

Wir können diese Bedingungen anpassen, wenn dies aus rechtlichen, technischen oder organisatorischen Gründen erforderlich ist. Wir informieren über Änderungen rechtzeitig. Wenn der Kunde widerspricht, kann der Vertrag zum Änderungszeitpunkt beendet werden.

17. Schlussbestimmungen

Es gilt deutsches Recht. Vertragssprache ist Deutsch. Gerichtsstand ist, soweit zulässig, Norderstedt.

Mitteilungen können per E-Mail oder über das Dashboard erfolgen, soweit dies im Vertrag vorgesehen ist.